Lägg till deltagargrupp manuellt

För att dina deltagare ska kunna ta del av materialet i Knowly, behöver du skapa en deltagargrupp till din lärresa. När du skapar en deltagargrupp har du två alternativ: att lägga in kontaktuppgifter i Knowly själv eller att skapa en registreringslänk som du sedan skickar till dina deltagare. 

De olika alternativen passar olika användningsområden. Har du tillgång till deltagarnas kontaktuppgifter och vill att all kontakt ska ske via Knowly, passar det utmärkt att du själv lägger till deltagarna. Om du istället vill att dina deltagare ska ta del av materialet via te.x ett intranät passar registreringslänken bättre. 

Om du vill lägga till deltagargrupp manuellt, gör du på följande vis: 

Börja med att klicka på knappen "ny deltagargrupp". Du kommer då till den här vyn. Här väljer du nu "Jag bjuder in samtliga deltagare".

Namnge din deltagargrupp

Nästa steg är att välja ett namn för gruppen. Ett tips kan vara att välja ett namn som gör det enkelt att komma ihåg vilken grupp det är, då du kan bjuda in flera deltagargrupper till samma lärresa för att enkelt kunna återanvända material som du skapat. Dina deltagare kommer inte att kunna se namnet på gruppen.

Du väljer även här hur du lägger till dina deltagare. Om du väljer att bjuda in dem själv behöver du kontaktuppgifter på dem du vill skicka materialet till (email eller telefonnummer). Väljer du att deltagarna registrerar sig själva så skapas en registreringslänk som du kan lägga upp på valfri plattform/forum för att okända deltagarna skall kunna få tillgång till materialet. Denna funktion fungerar bra när du vill nå ut med ditt utbildningsmaterial till personer du ej har kontaktuppgifter till. 

I detta steg har du också möjlighet att välja datum för när utbildningsträffarna kommer att ske. Verktyget kommer då att lägga till datumet efter utbildningsträffen i tidslinjen över programmet. Om du inte har ett bestämt datum för utbildningsträffen än kan du alltid lägga till detta i efterhand.

Välj leveranssätt

Nästa steg är att välja leveranssätt, dvs hur du vill att ditt utbildningsmaterial ska skickas ut till deltagarna. Här kan du välja att skicka ut materialet via sms eller mail, beroende på vad som passar ditt format bäst. Du kan även fylla avsändaren för både sms och mail.

Utbildare

Därefter ger verktyget dig möjlighet att lägga till ansvarig utbildare för gruppen. Är ni fler utbildare som håller i utbildningen kan du lägga till dessa. Du kan även välja att få rapporter med aktivitet från utbildningen skickat till dig. All denna information finns också i verktyget där du alltid kan logga in och se deltagarnas aktivitet.

Deltagare

Nu är det dags att lägga till deltagarna. Detta kan du göra på fyra olika sätt. Du kan lägga till dem en och en, genom att skriva in för- och efternamn, epost och mobiltelefon i fältet nedan.

Har du ett större antal deltagare kan du istället importera från excel, genom att klicka på knappen "importera många deltagare". Här kan du enkelt kopiera in deltagarnas kontaktinformation från ditt excelark. 

Vill du återanvända en grupp från ett annat träningsprogram, klickar du på knappen "lägg till från deltagargrupp". Då kommer du att kunna bjuda in en deltagargrupp som redan ligger i något av dina andra träningsprogram.  

Tider

När du lagt till dina deltagare, får du möjligheten att välja datum och tid för ditt utbildningsmaterial. 

Du väljer datum och tid för dina utskick genom att klicka på "ändra". Här har du även möjlighet att skicka ett utskick direkt genom att välja "skicka nu". Vill du exkludera ett utskick, kan du välja "skicka ej". Alla schema inställningar går att redigera fram till att utskicket är skickat. 

Om du inte har bestämt datum och tid för vissa utskick än, kan du alltid enkelt schemalägga dessa vid ett senare tillfälle.

Kontroll

Som sista steg innan du lägger till dina deltagare ger verktyget en sammanställning på de inställningar du valt. När allt ser bra ut, klickar du på "schemalägg" för att lägga till deltagargruppen.

Bra jobbat, du har nu bjudit in din deltagargrupp till ditt träningsprogram! Du hittar gruppen och alla deltagares aktivitet under fliken "statistik" i vyn över träningsprogrammet, såsom bilden nedan visar.