Att tänka på innan du skapar gruppmöte

Vi på Knowly har en starkt övertygelse om att utbytet mellan deltagare på en lärresa har en stor betydelse för att möjliggöra och främja lärande. När vi genomförde undersökande arbete fick vi medhåll från våra användare, en av de allra bästa aktiviteterna för att en deltagare ska lyckas är att reflektera och dela med sig erfarenheter. Därför byggde vi Gruppmöte, en aktivitet där du som administratör ger deltagarna en uppgift som genomförs i mindre grupper.

Vi insåg dock att det finns utmaningar för att lyckas erfarenhetsutbyten i en lärresa - hur skapar jag förutsättningar för ett lyckat gruppmöte? Vad vi vet, krävs en tydlighet och relevans, samtidigt måste deltagarna känna att aktiviteten är meningsfull. Nedan har vi samlat tips för att hjälpa dig lyckas med gruppmöten.

Försök kort förklara varför mötet är värdefullt för medarbetaren. I våra exempel har vi utgått från utmaningar många medarbetare stöter på och sannolikt kan relatera till.
Förtydliga vad de förväntas göra. I exemplen går vi in i detalj och beskriver såväl upplägget i form av schema som övningen i form av en coach-mall eller vad för huvudsakliga frågor som ska diskuteras. Kom ihåg att en längre beskrivning som alla förstår på samma sätt är bättre än en kort som tolkas på olika sätt.
Tydliggör om och isåfall vad de förväntas göra inför själva gruppmötet. Det behöver inte vara något stort, men en enkel sak som att läsa igenom upplägget för träffen eller förbereda en presentation av sig själv gör att startsträckan blir kortare. I exemplet med svåra samtal bifogar vi en kort text kring svåra samtal med enkla tips. En fördel med att göra så är att alla deltagare då har en gemensam kunskapsbas som de kan utgå ifrån när de ger feedback.
Var vaksam om medarbetares tid. Be dem inte läsa en bok utan säkerställ att såväl förberedelser som mötet är hållbart.
Skriv en väldigt tydlig uppgift som inte går att misstolkas. Du vill att de ska känna sig servade genom tydlighet och att de inte behöver hitta på saker själva för att mötet ska bli bra. Genom att erbjuda dem ett recept för mötet säkerställer du att det inte upplevs som flummigt eller slöseri av medarbetarnas tid. Komplettera gärna med förslag på mötesupplägg så att de förstår hur de bör disponera sin tid under själva mötet.
Var tydlig med att tidssätta varje del så att deltagare vet om ungefär hur mycket tid de ska spendera på varje del, och även mötet i stort. Genom att göra en planering likt detta får du även en uppfattning kring hur lång tid deltagarna behöver ha på sig och om tidsåtgången är hållbar.
Om du vill korta tiden på dina möten är bästa sättet att minska storlek på gruppen. Genom att minska antalet i gruppen får alla fortfarande komma till tals utan att tidsåtgången drar iväg. Mötet går trots allt ut på att deltagare ska få dela erfarenheter med varandra.
Ett bra sätt att testa om uppgiften är tillräckligt tydlig är att du testar på dig själv. Om du läser igenom uppgiften - säger texten vad du ska göra, hur du ska göra och hur länge du ska göra det. Väcks några frågetecken? Om frågetecken väcks, besvara dem genom att komplettera beskrivningen. Vill du vara ännu mer säker testar du på en kollega innan du delegerar ut uppgiften.
Var inte rädd för att vara tydlig. Tydlighet säkerställer att deltagare faktiskt gör det du vill att de ska göra och inte något helt annat som inte skapar värde. Vill du undvika att diktera kan du mjuka upp tonen genom att presentera allt som förslag på upplägg etc.